Сейчас эти поля заполняются через @Timestampable/Blameable всегда текущим пользователем. А елси это рут или пользователь не этого проекта? Для задач и документов надо продумать бизнес-логику для публичных и приватных проектах и реализовать в соответствующих подписчиках.